۶ نکته برای انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب

در این مطلب ۶نکته اساسی برای انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب را برای شما شرح می دهیم امیدوارم مفید واقع شود.

۱- چرا باید از نرم افزار حسابداری استفاده کنید؟

استفاده از نرم افزار حسابداری موجب صرفه جویی در زمان می شود. وقتی نرم افزار را با حساب کتاب دستی مقایسه می کنیم معمولا استفاده از نرم افزار حسابداری کارآمد تر است. زیرا نرم افزار خیلی ازز مشکلات را کاهش می دهد بطور مثال یک بار اطلاعاتی از قبیل اطلاعات مشتریان ، آدرس، تلفن، و … را واردد نرم افزار می کنید و در دفعه های بعدی دیگر لازم به ورود این اطلاعات نمی باشد و یا در استخدام کارمند همم  صرفه جویی می شود و سوابق دقیق تر از حسابهای خود دارید.

اگر شما کسب و کار کوچکی دارید و مشتریان کمی دارید می توانید از نرم افزار حسابداری با قیمت های کم یا رایگان هم استفاده کنید. اما یکی از مشکلات نرم افزار های رایگان عدم پشتیبانی می باشد.

برخی از نرم افزارهای حسابداری که برای کسب و کار کوچک هستند برای سهولت استفاده بسیار ساده طراحی می شوند که توسط یک فردی که هیچ پس زمینه حسابداری ندارد هم قابل استفاده می باشد.

۲- به کدام از ویژگی های یک نرم افزار حسابداری نیاز دارید؟

با محدود کردن نسخه نرم افزار انتخابی انجام دهید که مناسب کسب و کار شما باشد. ویژگی های نرم افزار حسابداری برای کسب و کارهای کوچک عبارتند از:

انبارداری

مدیریت فروش

مدیریت ارتباط با مشتری

دریافت و پرداخت آنلاین

مدیریت هزینه و بودجه بندی

پیش بینی های مالی

حقوق و دستمزد

مالیات و بیمه

صنعت خاص نرم افزار حسابداری

برخی از نرم افزار های حسابداری به طور خاص برای صنایعی مانند ساخت و ساز، ساخت و توزیع کنندگان عمده فروشی طراحی شده است. اگر کسب و کار کوچک خود را در یک صنعت با الزامات حسابداری خاصص میدانید، ممکن است نرم افزار حسابداری با ویژگی های با این شرایط نیاز دارید.

صحبت کردن با دیگران درباره نرم افزار حسابداری

قبل از خرید نرم افزار، صحبت کردن با حداقل سه نفر دیگر که از نرم افزار حسابداری در کسب و کار که مشابه با شما هستند استفاده می کند لازم می باشد.

6  نکته اساسی برای انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب

۳- اطلاعات بیشتر برای انتخاب نرم افزار حسابداری

آیا نرم افزار حسابداری میتواند با رشد کسب و کار شما ارتقاء پیدا کند؟

وقتی نرم افزار را پیدا کنید که تمام نیازهای شما را براورده کند مهمترین قدم را برداشته اید. اما باید برسی کنید که آیا در آینده می توانید قسمت یا ماژول جدیدی به این نرم افزار اضافه کنید؟ آیا شرکت ارائه دهندهه می تواند این کار را انجام دهد؟ این مهمترین نکته در انتخاب یک نرم افزار می باشد که خیلی ها به آن توجهه  نمی کنند.

نرم افزار آنلاین یا آفلاین؟

نرم افزار آنلاین مبتنی بر وب است که از طریق یک مرورگر اینترنت قابل کار کردن می باشد. فرق نرم افزار حسابداری آنلاین با آفلاین در این است که برای دسترسی به داده های حسابداری و سوابق از طریق اینترنتت قابل مشاهده می باشد در صورتی که نرم افزار حسابداری آفلاین اینطور نیست .

می توانید دسترسی برخی از کاربران را در نرم افزار محدود کنید؟

اگر بیش از یک نفر از نرم افزار استفاده می کند، ممکن است یک فرد به دسترسی کامل نیاز داشته  باشد،اما دیگران ممکن است نیاز به دسترسی محدودی داشته باشند.

آیا نرم افزار حسابداری دمو یا نسخه آزمایشی دارد؟

همیشه بهتر است قبل از خرید نرم افزار دموی آن را ببینید و با آن کار کنید تا دیدتان نسبت به نرم افزار  کامل شود.

۴- پشتیبانی نرم افزار

قبل از خرید نرم افزار باید به نحوه پشتیبانی آن شرکت ارائه دهنده توجه کنید.

مطمئن باشید که پس از خرید نرم افزار حتما به پشتیبانی آن نیاز خواهید داشت. پشتیبانی در امور مالی از حساسیت و اهمیت بیشتری برخوردار است. بنابراین در رابطه با پشتیبانی نرم افزار پرس و جو کنید. سوالاتیی  زیر را حتما بپرسید:

چه مواردی شامل پشتیبانی می شود؟

هزینه پشتیبانی چقدر است؟

آیا پشتیبانی رایگان ارائه می گردد؟

مدت پشتیبانی رایگان چقدر است؟

بهتر است که نرم افزار در ابتدا پشتیبانی رایگان داشته باشد، تا در زمان شروع بکار گیری آن، بتوانید سوالات خود را بدون پرداخت هیچ هزینه ای بپرسید و سردرگم نشوید. طبیعتا پس از آن ارائه پشتیبانی منوط به پرداختت هزینه از سوی شما میباشد. توصیه ما این است که هزینه پشتیبانی را با خیال آسوده پرداخت کنید، تجربه نشان داده که در موقعیت های حساس مالی، شدیدا نیازمند پشتیبانی خواهید شد.

۵- پرداخت نکردن هزینه برای ویژگی هایی که شما از آنها استفاده ای نمی کنید

کسب و کارهای کوچکتر به ویژگی های کمتر و کسب و کارهای بزرگ به ویژگی های بیشتری نیاز دارند. و شما باید طبق نیازتان نرم افزار خریداری کنید تا بیشتر از نیازتان هزینه ای نپردازید.

۶- استفاده از یک حسابدار یا نرم افزار حسابداری؟

یک حسابدار برای تضمین این که کسب و کار شما پایبند به حسابداری و مالیاتی باشد قابل جایگزین با نرم افزار حسابداری نیست. اما، هنگامی که شما در یک کسب و کار کوچک از نرم افزار حسابداری استفادهه می کنید، شما هر روز وظایف حسابداری را از دست یک حسابدار به نرم افزار می سپارید، که موجب صرفهه جویی در پول می شود. نرم افزار حسابداری می تواند گزارش های مختلفی را برای شما داشته باشد کهه  میتوان گفت خیلی دقیق تر می باشد.